2016 Yılı Harcama Kuralları

Bilimsel Araştırma  Projeleri Şube Müdürlüğü tarafından alımı gerçekleştirilen mal ve hizmet alımlarında dikkat edilmesi gereken  hususlar ve 2016 mali yılı için harcama esasları;
 Müdürlüğümüz  tarafından  yürütülen iş ve işlemlerin daha düzenli, planlı  ve hızlı   olması aynı zamanda Proje yöneticilerinin projelerinde belirttikleri plan, programa uygun hareket edebilmeleri için proje adını, numarasını ve hangi harcama kaleminden ne alacağını belirten   talep  yazılarını ilgili Dekanlıklara veya Müdürlüklere iletmeleri gerekmektedir. Proje konusu doğrudan bilgisayar alımını gerektiren projelerle ilgili olarak, alımlar Devlet Malzeme Ofisinden yapılacağından; proje yöneticisi  DMO E-Satış Portalından  (www.dmo.gov.tr) ürün kodunu talep yazılarında belirtmelidir. Dekanlık ve müdürlükler doğrudan temin yazılarını, E.Ü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bir üst yazı ekinde göndereceklerdir. Doğrudan temin için hazırlanan talep yazılarına; Proforma Fatura, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Teknik Şartname, Malzeme Listesi eklenmelidir.

DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİ
KDV Hariç 53.261 TL' ye kadar olan talepler doğrudan temin usulü ile karşılanacaktır. Bu fiyatın üzerindeki alımlar için ihale yolu ile satın alma uygulanacaktır.

Proforma Faturalar : Firmalardan alınacak (en az üç farklı firma) proforma faturalar, proje numarası adına (Örnek: Ege Üniversitesi Rektörlüğü 2016-FEN-001 notlu proje) firma tarafından imzalanmış, kaşelenmiş Türk Lirası ve KDV hariç  olarak düzenlenecektir. KDV ayrıca hesaplanır, KDV oranı mutlaka belirtilmelidir.

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı : Alınacak malzeme veya teçhizatın yaklaşık maliyetinin KDV hariç olarak gösterildiği proje yöneticisi tarafından imzalanmış belgedir. Teklifin firmalardan telefon görüşmesi yapılarak alınması halinde, fiyatın telefon ile alındığı yaklaşık maliyet cetvelinde firmanın telefonuyla birlikte belirtilecektir.

Teknik Şartname : Teknik şartname, proje yöneticisi tarafından hazırlanacaktır. Şartnamede marka, model, menşei belirtilmeyecektir. Teknik şartnameler en az üç imzalı (isim-ünvan) olmalıdır. Bilgisayar alımları için fakülte, yüksekokul ve enstitülere bağlı bilgi işlem birimlerince, bu birimlerin bulunmadığı yerlerde de Rektörlük Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca ayrıntılı teknik şartname düzenlenecektir.

Malzeme Listesi : Kimyasal, cam, vb. malzemelerin cinsi, adedi ve miktarını belirten listedir.  Bir adet proje yöneticisi tarafından imzalı ve bir adet imzasız olacaktır.

Taşınır İşlem Fişi : Satın alması yapılan demirbaşlar  (cihazlar) Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığımıza (0 232 311 42 69)  veya merkeze bağlı görev yapan kampus içindeki Merkez Ayniyat Saymanlığı Bürosuna (0 232 311 20 00) gösterilip faturanın arkası onaylandıktan sonra ödeme işlemi yapılacaktır.

Fatura   : Doğrudan alım işlemleri için alınan faturalar proje numarası adına düzenlenecektir. Faturalar bekletilmeden en kısa sürede Bilimsel Araştırma  Projeleri  Şube Müdürlüğüne teslim edilmeli ve firmanın banka adı ve IBAN numarası fatura üzerinde gösterilmelidir. Faturalarda malzemenin adı, birim fiyatı, adedi, toplam tutarı ve KDV oranları açıkça belirtilecek ve açık fatura olarak düzenlenecektir. KDV tevkifatlı faturalar her ayın 1 ile 18. günleri arasında kesilmiş olmalı ve bu tarihler arasında teslim edilmelidir. Faturaların aslının arkası proje yöneticisi tarafından; unvan, isim, bölüm, iletişim bilgileri  belirtilip  malzeme/hizmeti eksiksiz teslim aldım cümlesi yazılarak mutlaka imzalanmalıdır.

AVANS/ÖN ÖDEME 
 Proje Yöneticisi,  projenin adını, numarasını ve hangi harcama kaleminden ne tür malzemeler alacağına ilişkin avans talep yazısını ilgili Dekanlık yada Müdürlüğe iletecektir. Dekanlık ve müdürlükler avans yazılarını, E.Ü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bir üst yazı ekinde göndereceklerdir. Üst yazıda avans verilecek mutemedin adı, soyadı, IBAN numarası, T.C kimlik numarası ile telefon numarası mutlaka belirtilecektir. Avans mutemetlerinin bir defada kullanabileceği azami avans miktarı 2016 yılı için KDV dahil 7380 TL' dır.
 Avans talepleri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Bilimsel Araştırma Projeleri Şube Müdürlüğünde incelenip onaylandıktan sonra ödeme belgesi  hazırlanacaktır.

Avans mutemetleri aldıkları avansın  kapanış evraklarını  (Fatura ve fotokopisi, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı  asıl imzalı iki adet,  malzeme listesi iki adet avans iadesi varsa banka dekontu)  21 gün içinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Bilimsel Araştırma Projeleri Şube Müdürlüğüne teslim edeceklerdir. Avans  mutemetlerinin üzerindeki avans kapatma işlemi tamamlanmadan, ikinci bir avans verilemez.

Mal ve Hizmet Alımları karşılığında alınan fatura tutarı, avans miktarından fazla olabilir. Alınan avans  mikarından daha düşük fatura alınması halinde arada ki fark avans iadesi olarak, mutemedin adı belirtilerek  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın  Halk Bankası    TR97 0001 2009 7140 0044 0000 05  numaralı hesabına yatırılır.
 

Fatura : Avans mutemetleri, harcamalarını yaparken faturaları proje numarası adına (Örn:E. Ü. Rektörlüğü 2016-FEN-001 no.lu proje) ve avansın yattığı tarih yada  sonraki günler içinde  kestirmeleri gerekmektedir. Fatura ödemeleri kredi kartı ile yapılamaz. Faturalarda malzemenin adı, birim fiyatı, adedi, toplam tutarı ve KDV oranları açıkça belirtilmeli ve kapalı fatura olarak düzenlenmelidir. Yabancı Dillerde oluşturulan faturalar proje yöneticisi tarafından Türkçeye çevrilmelidir. KDV Tevkifatı uygunlaması gereken faturalarda (Baskı cilt-Hizmet Alımı gibi ) tevkif edilen tutar  mutemet tarafından  Bankaya yatırılır.  Bu işlemler ilgili (faturanın ait olduğu ay) ayın 18. Gününe kadar yapılmalıdır.  Faturaların aslının arkası proje yöneticisi tarafından malzeme/hizmeti eksiksiz teslim aldım cümlesi yazılarak onaylanıp imzalanacaktır.

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı : Her fatura için  KDV hariç tutar dikkate alınarak iki adet Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenip, mutemet ve proje yöneticisi tarafından imzalanacaktır.
 

Malzeme Listesi : Alımı yapılmış olan malzemelerin cinsi, adedi, miktarını belirten malzeme listesi, iki adet ve imzasız olarak düzenlenecektir.


KONGRE KATILIM GİDERLERİ

  • Sunumu yapılacak bildirinin özet örneği, sunum yabancı dilde ise Türkçesi,
  • Kongre programı; Kongrenin yapılacağı yer, tarihleri vs.
  • Kongre davet yazısı,
  • Katılım ücretini gösteren dekont/fatura,  internet çıktısı bankadan onaylatılacaktır,
  • Görevlendirme onayı ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı , kongre katılım giderli,  konaklama bedelide talep ediliyorsa; YKK konaklama giderli olacağı belirtilecektir. Faturalarda Proje numarası, giriş/çıkış tarihleri belirtilmelidir.  Katılım sertifikası ile birlikte İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir.

YOLLUK HARCAMALARI
      Proje Yöneticisi yolluklu ve yevmiyeli olarak görevlendirildiğinde; yolluk talebine ilişkin yazısı ekinde,

  • Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı,
  • Personel Daire Başkanlığı görevlendirme onayı,
  • Geçici görev yolluğu  beyannamesi,
  • TC. Kimlik numarası, IBAN numarası ile iletişim bilgilerini (dahili-cep tlf no) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir.
  • Seyahat şeklinin  uçak olduğu durumda; geçici görev yolluğu beyannamesi ekine, uçak biletinin aslı (fatura formatında ise) ve biniş kartları olmalıdır.  Elektronik bilet olarak düzenlenen biletlerin ilgili havayolu şirketinden kaşeli imzalı olması gerekmektedir.

Not:Harcama işlemlerinde kullanılacak matbu belgelere ve bilgilere  www.bap.ege.edu.tr      internet adresinden   ulaşılabilir.DPT projelerindeki harcamalar için aynı kurallar geçerlidir. Üniversitemiz vergi numaraları Bornova Vergi Dairesi : 3250407541---3250407592

Adres: Gençlik Caddesi No:12 35040 Bornova/İZMİR

Aydanur ARMAĞAN   Şube Müdürü    311 4274 
Fatma YILDIZ   Proje Sekreteryası    311 2168
Özlem ÖNCÜL İhale Yol. Alım İşl.   311 4270
Melahat YALÇINKAYA UYSAL İhale Yol. Alım İşl. 311 4271
Ünsal DEMİRCANLI   Doğrudan Alım İşlemleri    311 4273
Canan YURDAKUL  Doğrudan Alım İşlemleri  311 4267
Serkan BULDANLI   Avans İşlemleri    311 4272
Ümran SATILMIŞ     Hizmet Alımları      311 2138
Fatih Salim AKDOĞAN  Yolluk İşlemleri       311 4266
Özge Miraç EROĞLU  ÖYP     311 4268